Onglet 6 – Communications, Workflow, BPR
6.1 Communications interpersonnelles (logistique et facilités)
Ces outils sont indispensables à la performance d'un SWAT.
6.1.1 Un courrier électronique (mail) est opérationnel
Un courrier électronique utilisé avec rigueur est un outil indispensable aux communications entre le groupe projet et les autres acteurs. Il permet de formaliser des questions " en cours de réflexion " tout en évitant de déranger sans cesse les interlocuteurs. Il garantit des réponses formelles et traçables.
6.1.2 Un agenda électronique est opérationnel
La capacité d'utiliser un agenda électronique partagé (GroupWyse, Lotus) pour organiser automatiquement les rendez-vous et les entretiens est l'outil indispensable du travail de groupe moderne. La contrepartie de cette facilité, lorsqu'elle est mal maîtrisée, c’est qu’elle conduit à des excès et à la " réunionnite ". C'est un problème d'évolution, de culture et d'organisation.
6.1.3 Une boîte vocale filtre les appels téléphoniques
La boîte vocale répond à des préoccupations identiques, mais en sens inverse, car elle protège le concepteur-développeur des dérangements intempestifs. Pour comprendre l'importance de ce point, il faut savoir que dans le cas de réflexion profonde liée à la modélisation ou à la formalisation de règles complexes, une interruption de quelques secondes provoque une perte de temps pouvant atteindre plus de dix minutes. Il suffit d'imaginer la perte de productivité induite par une interruption directe ou indirecte à une fréquence moyenne d'un quart d'heure pour comprendre la nécessité d'isolement de l'équipe projet.
6.2. La modélisation des communications est déjà effectuée
Un modèle de communication du domaine (ou de l'entreprise) peut exister et faciliter le travail de l'animateur du pilote et des coordinateurs.
6.3 Une réingénierie des procédés du domaine précède ce projet (BPR)
Une réorganisation permet d'optimiser les procédés à automatiser et facilite la maîtrise des flux. Une remise à plat des procédés du domaine à automatiser devrait être effectuée avant tout projet informatique. Lorsque cette opération d'optimisation est effectuée, l'informaticien dispose généralement d'une formalisation des informations qui lui sont nécessaires et travaille sur une organisation stabilisée et optimisée. Les développements seront économiques, rapides et parfaitement adaptés.
6.4 WORKFLOW
6.4.1 Mise en œuvre d'un workflow procédural
La notion de Workflow implique dans ce contexte une automatisation de l'enchaînement des procédés.
Le WORKFLOW réserve une place primordiale au BPR. Le raisonnement en termes de données et de fonctions est insuffisant. Une vision étendue, matricielle et globaliste de l’organisation et de ses communications s’impose. Une nouvelle génération d'applications, plus dynamiques dans l'atteinte des objectifs qualité des organisations, a commencé à émerger. Par exemple : sur la base de règles de gestion ou d'organisation, les traitements sont automatisés partiellement ou totalement dans le cas où un acteur impliqué dans le cheminement d'un document fait défaut, une procédure de reroutement attribue le travail à un autre acteur en fonction de diverses priorités. La plupart des applications classiques gagneraient à intégrer quelques procédures de ce type.
6.4.1 Développement administration du workflow
La notion d’automatisation des processus (flux et événements) est la réponse aux besoins de réactivité des organisations. Cette dimension implique une surcouche de procédures (coût de modélisation et de développement).
Très fréquemment les fonctions techniques de suivi de l'évolution des données sont oubliées au début des projets.
